اتاق بحران چیست ؟ تمامی سازمان هایی که بر پایۀ قوانین استاندارد طراحی و راه اندازی شدهاند، برای افزایش امنیت کارکنان و محصولات، نیازمند اتاق بحران هستند. به طور کلی، اتاق های بحران به عنوان مکان های منزوی با فناوری پیشرفته تلقی میشوند که در آن مانیتورهای بزرگ و صفحه نمایش کامپیوتر، داده ها، تصاویر و اطلاعات را از خارج جمع آوری و پردازش میکنند. بسیاری از تجهیزات موجود برای راه اندازی اتاق بحران را می توانید از شرکت دانش بنیان صدرا ایرانیان خریداری کنید. در این مقاله ضمن پاسخ به سوال اتاق بحران چیست، به لزوم وجود آن در مراکز مختلف میپردازیم.
اتاق بحران چیست؟
اتاق بحران تمام اطلاعات مورد نیاز برای غلبه بر بحران را در خود دارد. این بخش جایی است که مدیریت ارشد گرد هم می آیند و از منابع فناوری و ارتباطات برای ارزیابی وضعیت و تصمیم گیری عملیاتی استفاده میکنند. ضروری است که همۀ هاب های داخلی و خارجی به هم متصل باشند و سیستم ها همیشه در دسترس باشند. اتاق بحران به مجموعه ای از تجهیزات، از جمله یک سیستم تجسم اطلاعات ساخته شده بر اساس یک صفحه نمایش استفاده جمعی (ویدئو وال)، برای نمایش اطلاعات رایانه ای و ویدئویی و همچنین مجموعه ای از تجهیزات اضافی نیاز دارد.
مزایای اتاق بحران
- اثربخشی بالا برای سازماندهی نظارت و مدیریت فرآیندهای فناوری جداگانه که نیاز به توجه خدمات کنترل دارند.
- قابلیت اطمینان و نگهداری بالا، عمر طولانی، پشتیبانی از عملیات ۲۴ ساعته
- قابلیت افزایش تدریجی و به روزرسانی سیستم نمایش
سوالی دارید؟ مشاوره دریافت کنید.
سوالی دارید؟ مشاوره دریافت کنید.
ملزومات اتاق بحران
ملزومات اتاق بحران چیست ؟ آماده بودن تیم مدیریت بحران شرکت شما برای هر احتمالی میتواند یک چالش باشد، بنابراین داشتن ابزار و منابع مختلف مهم است. ابزارها و منابعی که برای پشتیبانی از تیم خود انتخاب میکنید و توانایی آن در مدیریت شرایط اضطراری ممکن است آنقدرها هم که فکر میکنید سخت نباشد اما نیازمند دقت است. همواره این نکته را در نظر بگیرید که در صورت نیاز، تیم شما برای شروع مدیریت یک بحران، نیازمند چه چیزی است. در ادامه یک لیست پیشنهادی به شما ارائه میشود.
- مرکز عملیات اورژانس یا اتاق موقعیت؛ این مکان باید امن و مجهز باشد و ترجیحاً در مکانی خارج از سازمان اصلی باشد.
- پورتال دیجیتال CM (مدیریت بحران)؛ دسترسی به اسناد و فرم های مهم حیاتی است. امکان دسترسی به طرحها و سایر اسناد مرتبط به تیم در مدیریت رویداد کمک میکند. سعی کنید اطمینان حاصل کنید که تیم میتواند از یک مکان خارجی به اطلاعات دسترسی داشته باشد.
- حتماً یک نسخۀ کاغذی از طرح بحران و اسناد مهم داشته باشید؛ اگر به دلایلی پورتال یا اطلاعات CM در دسترس نیست، مطمئن شوید که تیم به نسخههای کاغذی تمام اطلاعات مربوطه دسترسی دارد. برخی از تیمها کپیهایی را در وسایل نقلیه خود حمل میکنند و همچنین نسخههایی در EOC اولیه و ثانویه قرار دارند.
- نقشۀ داراییها (ساختمانها، تاسیسات و سایر مکانها)؛ یک نسخۀ کاغذی از نقشه یا نقشه های داراییهای مختلف در EOC و همچنین نسخه های دیجیتالی خود داشته باشید.
ثبت سهامداران کلیدی
فهرستی از ذینفعان کلیدی داشته باشید که به راحتی به آنها دسترسی داشته باشید. فهرست باید شامل نام و عنوان ذینفع، سازمان، اطلاعات تماس و افراد باشد.
گزارش رویدادهای اصلی MEL (Master Events Log)
سندی است که در اسرع وقت در طول یک بحران یا حتی حادثهای که به نظر شما ممکن است به یک بحران منجر شود ایجاد میشود. MEL باید تاریخ، زمان، اتفاقات و فرضیات و همچنین وضعیت هر اقدام کلیدی انجام شده را شامل شود.
کیف دستی
اکنون فهرستی از ابزارها و منابعی دارید که از CMT پشتیبانی میکنند، بنابراین بهتر است که یک کیف برای نگهداری اطلاعات پشتیبانی داشته باشید. کیف را میتوان در وسیلۀ نقلیۀ شخصی یا نزدیک خروجی ساختمان نگه داشت، جایی که کسی بتواند قبل از خروج به سرعت آن را بردارد.
مدیریت اتاق بحران
تمامی کسب و کارها، سازمانها و یا شرکتهای مختلف، در طول عمر کاری خود دچار بحران های مختلفی شدهاند. به همین دلیل به راحتی به سوال اتاق بحران چیست پاسخ می دهند. بحرانها میتوانند کل مسیر زندگی یا آیندۀ شرکت شما را تغییر دهند. به همین دلیل است که چگونگی رفتار ما در یک بحران و یا چگونگی مدیریت بحران، موضوع بزرگی است؛ بنابراین عبور از این چالش، به نحوۀ رفتار مدیران وابسته بوده و آنها میتواند سرنوشت هزاران نفر، کل شرکت ها و یا حتی کل صنعت را تغییر دهند. در ادامه به بیان پنج مرحله برای مدیریت یک بحران میپردازیم.
ارزیابی کنید.
زمان معقولی را صرف ارزیابی دقیق وضعیت کنید. بهتر است در این مرحله هر کاری که برای بازگرداندن آرامش شما لازم است تا بتوانید کار را انجام داده و آرامش خود را حفظ کنید. بهتر است تا حد امکان از واکنش عجولانه اجتناب کنید. سپس تمام حقایق را بدست آورید، راهنمایی های لازم را از افراد خبره دریافت کنید و تصویر واضحی از وضعیت ایجاد کنید.
درگیر کردن افراد
همۀ ذینفعان کلیدی را از ماجرا مطلع کنید. به افراد داخلی که به طور قابل توجهی تحت تأثیر قرار خواهند گرفت و یا باید وظایف مختلف را انجام دهند، اعتماد کنید. با افرادی دانش لازم جهت کمک کردن به شما را داشته و به تجزیه و تحلیل یا برنامه ریزی کمک میکنند، مشوت کرده و آنها را درگیر بحران کنید. این امر تصمیم گیری و ارتباطات داخلی را بسیار مؤثرتر میکند.
طرح و نقشه
هنگامی که تمام داده ها و تیمی از سهامداران کلیدی را در اختیار دارید، بهترین، معمولی و بدترین سناریوها و برنامه ها را بر اساس متغیرها و مفروضات کلیدی ایجاد کنید. برنامه ریزی شما را قادر میسازد تا زمانی که زمان اقدام فرا میرسد، سریع، با اطمینان و مؤثر عمل کنید. با اینکار به سوال اتاق بحران چیست پاسخ درستی می دهید.
عمل کنید
فعال باشید، به بیان دیگر؛ گاهی فکر کردن به چگونگی حل مشکل در تئوری واضح است اما در عمل دشوار است. با این حال، ارزیابی و برنامه ریزی عینی منجر به آرامش و اعتماد به نفس میشود. شما میدانید که چه زمانی برای اقدام آماده هستید.
برقراری ارتباط
شفاف و صادقانه ارتباط برقرار کنید. درک کردن افراد و شرایط مهم است و شما باید مخاطب خود را در نظر داشته باشید و به آن احترام بگذارید تا بدانید در مواقعی که نیاز به دانستن دارند، چگونه به بهترین شکل به آنها بگویید که چه چیزی باید بدانند. حالا با دانستن مفهوم اتاق بحران، فراهم کردن ملزومات و تجهیزات مورد نیاز آن و درنهایت آماده کردن خود برای مدیریت بحران، میتوانید به بهترین نحو بحران را پشت سر بگذارید. شما می توانید جهت مشاوره در زمینه زیر ساخت و تجهیز اتاق بحران با شماره ۳۷۰۲۴-۰۵۱ تماس حاصل کنید.
