کنفرانس چیست؟ کنفرانس به طور کلی به عنوان یک جلسه چندین نفره برای بحث در مورد یک موضوع خاص شناخته می شود. یک کنفرانس از نظر اندازه و هدف با سایر جلسه ها متفاوت است، می توان از این اصطلاح برای پوشش مفهوم کلی از یک جلسه مهم استفاده کرد. بیشتر کنفرانس ها دارای یک یا چند سخنران اصلی هستند که سخنرانی اصلی مطالب ارائه می دهد. این موارد در کنفرانس های دانشگاهی و تجاری مشترک است. سخنرانان برگزیده شخصیت های برجسته در زمینه های مرتبط هستند و منظور از حضور آنها برای جذب افراد بیشتر برای حضور در همایش است. به طور کلی در یک کنفرانس ، ایده های نوآورانه ای مطرح می شود و اطلاعات جدیدی بین متخصصان تبادل می شود. هدف یک کنفرانس می تواند یکی از موارد زیر باشد:
کنفرانس دانشگاهی
گردهمایی استادان و یا دانشجویان است که در آن یافته ها و تحقیق ها را ارائه می دهند یا یک کارگاه آموزشی برگزار می کنند. این جلسات و کنفرانس ها معمولا در ابعاد کوچکی برگزار می شود.
کنفرانس تجاری
برای افرادی که در یک شرکت یا یک صنعت کار می کنند برگزار می شود. آنها گرد هم می آیند تا درباره روندها و فرصت های جدید مربوط به تجارت صحبت کنند. یک کنفرانس تجاری در مقیاس بزرگتر برگزار می شود. علاوه بر تجاران ، اعضای عمومی نیز حاضر می شوند که با فروشندگان به بزرگ وارد بحث شوند.
کنفرانس سنتی
متفاوت است ، زیرا از هزینه های بالا ، سلسله مراتب سازمانی از بالا به پایین جلوگیری می کند. همه شرکت کنندگان از موضوع به یک اندازه آگاه هستند و بحث در یک حالت باز قرار دارد. معمولاً بدون سخنران واحدی که این گردهمایی ها برگزار می شوند.
سوالی دارید؟ مشاوره تخصصی دریافت کنید.
نکاتی برنامه ریزی یک کنفرانس
برای اجرای صحیح یک کنفرانس ، یک برنامه ریزی دقیق باید انجام شود. همه جنبه های مهم کنفرانس باید پوشش داده شود ، بنابراین بهتر است یک چک لیست داشته باشید. برنامه ریزی زمانی بهتر انجام می شود که افراد حاضر در سالن کنفرانس شما دارای نقش ها و مسئولیت های تعیین شده هستند. اولا ، هدف از همایش باید به وضوح درک شود. بودجه باید تعریف شود. باید یک سالن کنفرانس مناسب با تعداد شرکت کنندگان خود در نظر بگیرید. در صورتی که اتاق کنفرانس شما به اندازه کافی بزرگ نیست می توانید از سالن کنفرانس های هتل ها یا مکان های دیگر استفاده کنید. پس از مشخص شدن تاریخ، زمان و مکان برگزاری همایش و کنفرانس، در دسترس بودن کلیه مجریان، فروشندگان، شرکت کنندگان و میهمانان ویژه باید تأیید شود.
نکات انگشت شماره قبل از کنفرانس
آیا اتصال Wi-Fi و زیرساخت های فنی برای پشتیبانی از تعداد شرکت کنندگان وجود دارد؟ این شامل امکانات تجهیزات صوتی سالن کنفرانس ، پروژکتور و تجهیزات ارتباطی مانند تلفن ، بلندگو کنفرانس و میکروفون کنفرانس می باشد. آیا بسته به آب و هوا و فصل ، ساختمان دارای تهویه هوا یا گرمایش است؟ آیا محل برگزاری از امکانات پذیرایی برخوردار است؟ میان وعده ها و وعده های غذایی لازم خواهد بود و یک اتاق غذاخوری اختصاصی ترجیح داده می شود. آیا مقدار کافی برای پارکینگ خودرو وجود دارد؟ آیا امنیت در محل وجود دارد؟ این ها نکات ساده ای هستند که حتما باید بررسی شوند.
چرا داشتن یک سالن کنفرانس یا جلسات الزامی است؟
مطمئناً می توانید جلسه ای با کارمندان در یک اتاق بزرگ برگزار کنید، اما همه می توانند صدای شما را بشنوند؟ و می توانند به شما توجه کنند. یا وقتی مشتری ها وارد دفتر می شوند ، مسلما می خواهید او را تحت تأثیر قرار داده و کیفیت کسب و کار خود را به او نشان دهید. دفاتر کوچک، درهم ریخته و شلوغ، حواس پرت کننده و جذاب نیستند. در این مواقع داشتن یک سالن کنفرانس یا سالن جلسات مناسب می تواند تا حدی زیادی در ارتباط شما با مشتریان یا همکاران کمک کند. همچنین کیفیت و تجهیزاتی که برای تجهیز و ایجاد یک سالن کنفرانس نیاز است به ابعاد اتاق یا سالن شما وابسته است. به گونه ای که هر چقدر سالن بزرگ تر باشد به تجهیزات بیشتری هم نیاز خواهد داشت.
تفاوت اتاق جلسات و اتاق کنفرانس؟
اتاق جلسه: در همین حال اتاق های جلسات غالباً به اندازه اتاق هایی کوچک هستند که فقط چهار تا شش نفر بتوانند در آن قرار بگیرند. اتاق کنفرانس: معانی یکسانی “اتاق جلسه” و “اتاق کنفرانس” با یکدیگر دارند که شاید باهم خیلی تفاوتی نداشته باشند. به طور کلی کنفرانس تمایل به استفاده در اتاقهای بزرگتر را دارد. هرچند که هر اتاق کنفرانس قادر به نشستن صدها نفر نیست ، اما آنها معمولا برای فضاهای بزرگ در نظر گرفته می شوند.
موارد استفاده سالن کنفرانس
اتاق کنفرانس برای جلسات رسمی یا بزرگ در نظر گرفته می شود. با توجه به اندازه و امکان نشستن افراد ، اغلب اتاق های کنفرانس برای سخنرانی یک نفر که رهبری جلسه را بر عهده دارد و با دیگران صحبت می کنند، استفاده می شود. بهترین نوع جلسه در اتاق کنفرانس متمرکز بر آموزش یا ارائه می باشد. اگر به دنبال یک فضای مناسب برای برگزاری جلسه هستید ، یک سالن کنفرانس ممکن است بهترین مکان باشد.
موارد استفاده اتاق جلسات
اتاق های جلسات برای گروه های کوچکتر در نظر گرفته می شود. ممکن است برخی از تجهیزات سالن های کنفرانس در یک اتاق جلسات استفاده شود، که در واقع برای تسهیل کار و گفتگو بین افراد می باشد. بسیاری از افراد فکر می کنند یک اتاق کنفرانس بزرگ دقیقاً همان چیزی است که برای جلسه خود به آن احتیاج دارند. اما اگر فقط دو یا سه نفر در آن شرکت می کنند و قرار است به عنوان یک تیم در آن به بحث و نظر بپردازید ، یک اتاق جلسه کوچک با تجهیزات مناسب و طراحی زیبا نیاز شما را برآورده می سازد.
