نحوه برگزاری ویدئو کنفرانس

نحوه برگزاری ویدئو کنفرانس ، با شیوع ویروس کرونا در سال ­های اخیر، افراد با جایگاه­ های شغلی و اجتماعی مختلف درگیر نوع تازه ­ای از ارتباطات شدند. کارکنان ادارات مختلف مجبور به دورکاری شدند و مشتریان، امکان دسترسی فیزیکی به سازمان­ های مختلف جهت رفع نیاز خود را نداشتند. همچنین در حوزۀ آموزش نیز اساتید، معلم ­ها، دانشجویان و دانش­ آموزان مجبور به تدریس و تحصیل به صورت غیر حضوری و در بستر مجازی شدند. در این زمان بود که برگزاری ویدئو کنفرانس گسترش یافت.

ویدئو کنفرانس چیست؟

منظور از ویدئو کنفرانس، برقراری ارتباط صوتی و تصویری در فضای مجازی است که بین دو یا چند کاربر به دلیل مسافت طولانی که از هم قرار دارند، تشکیل می­ شود. به لطف گسترش تکنولوژی، امروزه ویدیو کنفرانس برای افراد مختلف چیزی فراتر از ارتباطات صوتی و تصویری است. به عنوان مثال، ممکن است در جلسات بین مدیران سازمان­ ها و کارکنان­شان، در یک کنفرانس ویدئویی، فایل­های مختلفی به اشتراک گذاشته شود.

نیازسنجی ویدئو کنفرانس

همان­طور که گفته شد، افراد با جایگاه­ ها و نیازهای مختلف اقدام به برگزاری ویدئو کنفرانس می­کنند. اگر شما به عنوان مدرس، یک ویدئو کنفرانس را برگزار می­کنید نسبت به دانشجویانی که قرار است در کلاس شما شرکت کنند نیازمند تجهیزات قوی ­تری هستید. اگر شما مدیر سازمانی هستید و نیاز به برگزاری جلسه با یکی از کارمندان خود را دارید، تنها یک گوشی هوشمند و یا لپ­تاپ ممکن است نیاز شما را برآورده کند. اما گاهی ویدئو کنفرانس­ ها برای مقاصد تخصصی­ تر برگزار می­شوند که نیاز است تا کارکنان پروژه ­های خود را برای مدیران و یا مشتریان خود به تفصیل شرح دهند و فایل­ های مختلفی را به اشتراک بگذارند. در این حالت افراد نیازمند تجهیزات تخصصی­ تری هستند.

مزایای ویدئو کنفرانس

• صرفه­ جویی در وقت و هزینه­ هایی مانند هزینۀ رفت و آمد
• افزایش و تسهیل ارتباط با افراد خارج از کشور و شناساندن موقعیت کسب و کار خود به دیگران
• کاهش هزینه­ های سازمانی مانند هزینۀ رزرو هتل، پذیرایی و…
• افزایش بهره­ وری و بهبود ارتباطات

معایب ویدئو کنفرانس

• رخ دادن مشکلات فنی و کاهش کیفیت جلسات
• کاهش تعاملات شخصی بین افراد
• هزینۀ بالا در ویدئو کنفراس­ های تخصصی

تجهیزات مورد نیاز برای برگزاری ویدئو کنفرانس

تجهیزات و نحوۀ برگزاری ویدیو کنفرانس به چهار عامل محیط، سیستم، نرم ­افزار و سخت ­افزار وابسته است.

محیط

در بحث محیط، باید دقت داشته باشید مکانی را که انتخاب می­کنید دارای نور کافی باشد. همچنین سر و صدا و اکو به اندازه­ای نباشد که حواس خودتون یا شرکت ­کنندگان در کنفرانس را پرت کند. تأثیر پوشیدن لباس مناسب را در جلسات ویدئو کنفرانسی دست کم نگیرید.

تجهیزات سیستمی

وب‌کم با وضوح بالا، قدرت پردازش بالا و پهنای باند شبکۀ مورد استفاده در ویدئو کنفرانس، از موارد مطرح در سیستم  کنفرانس هستند. درواقع پیش از شروع ویدئو کنفرانس، باید این اطمینان را داشته باشید که وب‌کم شما تصاویر را با وضوح بالا در اختیار شرکت­ کنندگان می­گذارد. همچنین سیستم مورد استفاده، باید قادر به پردازش بالایی باشد تا ویدئو کنفرانسی با کیفیت و بدون قطعی مکرر داشته باشید.

نیازهای نرم ­افزاری

برگزاری ویدئو کنفرانس ­ها در بستر فضای مجازی و شبکات اجتماعی مختلف انجام می­ شود. نرم ­افزارهای مختلفی برای ویدئو کنفرانس وجود دارند که برای استفاده از آن­ها گاهی یک تلفن هوشمند کافی است؛ اما برای جلسات رسمی­ تر باید حتماً از کامپیوتر استفاده کنید. افرادی که تصمیم به برگزاری ویدئو کنفرانس می­گیرند حتماً باید با توجه به نیاز خود و تعداد افراد شرکت کننده­ بهترین محیط را انتخاب کنند. به عنوان مثال، اگر به عنوان مدیر منابع انسانی یک شرکت قصد انجام مصاحبه با یک شخص را دارید، نرم ­افزارهای مرسومی مانند واتس­اپ و اسکایپ ممکن است نیاز شما را برآورده کنند. اما اگر قصد برگزاری دوره­ های آموزشی برای دانشجویان خود و یا جلسات کاری را دارید، بهتر است محیط ­هایی مانند Google Hangouts، TeamViewer، Zoom و… را بررسی کنید و با توجه به نیاز خود یکی را انتخاب کنید.

نیازهای سخت­ افزاری

نوع سیستم برای راه­ اندازی کنفرانس ویدئویی خوب از اهمیت بالایی برخوردار است که باید مناسب نوع جلسات شما باشد. اندازه و وضوح صفحه نمایش یک ویدیو کنفرانس نیز به تعداد افراد و اندازۀ اتاقی که جلسات در آن برگزار می­شوند وابسته است. انتخاب میکروفون مناسب نیز یکی از مواردی است که در بحث تجهیزات سخت ­افزاری ویدئو کنفرانس ­ها بررسی می­شود. بدیهی است که در ارتباطی که وابسته به صدا و تصویر است، انتخاب صفحه نمایش و میکروفون باعث بالا رفتن کیفیت ویدئو کنفرانس­ ها و بهبود تعاملات در جلسات می­شود. صدرا ایرانیان  آماده ارائه خدمات به شما مشتریان عزیز است.