به ارتباط صوتی و ویدئویی میان چند نقطه که در نقاطی دور از هم هستند، ویدئو کنفرانس می‌گویند. اما سوالی که برای خیلی از شماها پیش می‌آید این است که برگزاری ویدئو کنفرانس چگونه باید انجام شود که در این مقاله از صدرا قصد داریم به این موضوع بپردازیم.
ویدئو کنفرانس نرم‌افزاری و سخت‌افزاری
ویدئو کنفرانس را می‌توانیم به دو قسمت نرم‌افزاری و سخت‌افزاری دسته‌بندی کنیم. به‌عبارتی عملکرد این دستگاه می‌تواند نرم‌افزاری یا سخت‌افزاری باشد. ویدئو کنفرانس نرم‌افزاری عموما برای استفاده‌های غیرتجاری، به‌کار برده می‌شود مثلا با راه‌اندازی اپلیکیشن اسکایپ (Skype) می‌توانید ویدئو کنفرانس نرم‌افزاری ایجاد کنید؛ اگرچه برنامه اسکایپ برای مجموعه‌های تجاری نیز توسط کمپانی مایکروسافت عرضه شده است. ویدئو کنفرانس‌های سخت‌افزاری به درد اتاق جلسه‌ها می‌خورند. این تجهیزات ویدئوکنفرانس از دوربین‌های گردان با امکان نزدیک کردن (zoom)، برخوردار هستند و تصاویر دوربین توسط یک دستگاه کد کننده که کدک نام دارد، فشرده‌سازی می‌شوند.
راه‌اندازی سیستم ویدئو کنفرانس چقدر هزینه دارد؟
در صورتی که می‌خواهید راه‌کارهای نرم‌افزاری را به‌کار ببرید، اپلیکیشن اسکایپ رایگان است و تنها لازم است برای رایانه خود، یک وب‌کم و یک هدست فراهم کنید. راه‌کار Skype for Business (اسکایپ برای کسب‌وکار)، تقریبا بیست الی سی میلیون تومان، هزینه دارد. در رابطه با راه‌کار سخت‌افزاری، هزینه هر پایانه ویدئو کنفرانس به‌جز حساب کردن LCD، تقریبا از ۱۲ میلیون تومان شروع می‌شود که نمونه‌های دیگری در حدود قیمت ۲۰ میلیون تومان و ۳۰ میلیون تومان هم وجود دارند.
سوالی دارید؟ مشاوره دریافت کنید.
سوالی دارید؟ مشاوره دریافت کنید.
ویدئو کنفرانس نسبت به کنفرانس صوتی چه مزایایی دارد؟
استفاده از یک بستر ویدئو کنفرانس به جای کنفرانس صوتی، کاری عاقلانه به همراه چندین فایده است. نسبت به تماس صوتی که در آن تنها می‌توان صداها را گوش کرد (درصد شخصی بودن جلسه را کاهش می‌دهد)، یک تماس ویدئویی به تمام شرکت‌کنندگان این قابلیت را می‌دهد همدیگر را چهره به چهره (Face to Face) ببینند و با همدیگر آشنا بشوند، درست مثل یک جلسه کاری حضوری ولی در یک محیط مجازی. یک بستر ویدئو کنفرانس به حاضرین در جلسه این قابلیت را می‌دهد که چهره، زبان و فضای اطراف بدن همدیگر را ببینند، با استفاده از این امکان، شما می‌توانید یک تاثیر بسیار خوب روی کسانی که می‌خواهند به کار شما اهمیت دهند بگذارید.
برگزاری ویدئو کنفرانس
حالا می‌رسیم به اینکه چگونه یک ویدئو کنفرانس را برگزار کنید که بهترین بازدهی را از آن داشته باشید. در صورتی که در حال تهیه یک بستر ویدئو کنفرانس هستید و می‌خواهید یک کنفرانس ویدئویی برگزار کنید و قصد دارید فضایی استاندارد و منحصربه‌فرد به‌وجود آورید، در اینجا نکاتی بااهمیت را به شما می‌گوییم؛ پس با صدرا همراه باشید.
حاضر شدن در ابتدای جلسه چه فایده‌ای دارد؟
شما در برگزاری ویدئو کنفرانس ، هر نقشی را که داشته باشید، بهتر است در لحظات اول به جلسه وارد شوید. حداقل ده دقیقه زودتر از آغاز تماس در جلسه حاضر شوید؛ چون مشکلات فنی برای همۀ ما ممکن است اتفاق بیفتد. وقتی زودتر حاضر شوید، می‌توانید پیش از آغاز جلسه، تجهیزات خود را امتحان کنید و مطمئن شوید که مشکلی نیست و همه چیز آماده است.
تاثیر محیط در برگزاری ویدئو کنفرانس
محلی که قصد دارید، کنفرانس ویدئویی را آنجا برگزار کنید، می‌تواند روی حاضرین در جلسه تاثیر بگذارد. فضاهای به‌هم‌ریخته و آشفته باعث می‌شود جلسه از هدف اصلی خود منحرف شود و ممکن است موجب شود افراد فکر کنند که شما نظم کافی را ندارید و کارها را به‌درستی انجام نمی‌دهید. تلاش کنید حواس‌پرتی را به پایین‌ترین حد ممکن برسانید. چیزی که به نفع شما خواهد بود این است که مدارک و جوایز شرکتی خود را در پس زمینه بر روی دیوار گذاشته باشید.
تاثیر لباس در ویدئو کنفرانس
این تصور که لباس ما در یک کنفرانس ویدئویی اهمیت ندارد درست نیست. رسمی و مرتب بودن ما تاثیر زیادی در ارائه ما دارد. مثلا نپوشیدن کفش‌های مرتب و تمیز اهمیت چندانی ندارد چون در دوربین دیده نمی‌شود. شما باید اطمینان حاصل کنید که در دوربین، مرتب دیده می‌شوید.
فعال نگه داشتن مخاطبان
شما در زمان مکالمه ویدئویی، باید از سکوت طولانی و شتاب خودداری کنید. با وجود اینکه مکث کردن برای ایجاد ارتباط تاثیرگذار، لازم است و به افراد شنونده این امکان را می‌دهد تا بتوانند خود را با آنچه گفته می‌شود، پیوند بدهند ولی هر گونه سکوت زیادی می‌تواند تاثیر برعکسی بگذارد. اگر لازم است، مخاطبان‌تان را درباره مشکلات و چالش‌های فنی که دارید مطلع کنید. در صورتی که برای آخرین شرکت‌کننده منتظر هستید، می‌توانید از طریق گفتگوهای کوچک، اشتراک‌گذاری مطالب و مباحث جالب درباره کار، مانع سکوت‌های مضر و ناخوشایند شوید. البته موارد مهم دیگری نیز وجود دارند که با رعایت آ‌ن‌ها می‌توانید کیفیت برگزاری ویدئو کنفرانس را بهبود دهید که خروجی بهتری را نیز برای شما به ارمغان خواهند آورد.
