اگر کلیه امکانات و تجهیزات سالن کنفرانس را داشته باشید ، برگزاری کنفرانس شاید چندان چالش برانگیز به نظر نرسد. ممکن است شما با کار خسته کننده برنامه ریزی رویدادهای شرکتی و انتخاب مکان روبرو شوید ، اما روند برنامه ریزی به اینجا ختم نمی شود. جنبه های زیادی وجود دارد که باید آنها را در نظر گرفت. اما ، تجهیزات سالن کنفرانس کمی متفاوت از سایر موضوعات است. سالن کنفرانس خوب تعبیر بسیاری از مفاهیمی است که مشتریان به دنبال آن هستند. برای اطمینان از انتخاب سالن مناسب ، لیست الزامات ذکر شده در زیر را طی کنید.
همه این امکانات از اهمیت ویژه ای برخور دارند ، اما قبل از بررسی هر مکان ، مطمئن شوید که:
۱- محل برگزاری به اندازه کافی بزرگ است. شما نمی توانید مهمانان خود را در یک اتاق جلسه کوچک قرار دهید.
۲- باید بتواند صندلی های قابل انعطاف را برای شما فراهم کند. یکی از امکانات سالن کنفرانس داشتن صندلی های مناسب می باشد. زیرا حاضرین قرار است به مدت طولانی برروی صندلی ها بنشیند و به سخنان توجه کنند.
۳- باید یک محیط آرام باشد. صداها باعث ایجاد مزاحمت در جلسه شما می شود.
۴- از دیگر امکانات سالن کنفرانس داشتن پنل های رومیزی است. پنل های رومیزی یا VSP انواع درگاه ها را برای حاضرین برروی میز فراهم می کنند.
۵- بررسی های مربوط به امکانات و تجهیزات سالن کنفرانس لازم برای رویداد خود را انجام دهید.
سوالی دارید؟ مشاوره تخصصی دریافت کنید.
۱- برد هوشمند یا ویدئو پروژکتور
در هنگام انتخاب محل برگزاری همایش و کنفرانس ، اطمینان حاصل کنید که در اتاق یک برد هوشمند و یا صفحه نمایش پروژکتور نصب شده است. این امر تعامل بیشتری را در جلسه ایجاد می کند و اعضا می توانند انعطاف پذیر عمل کنند. همچنین می تواند با چاپگر متصل شود تا یک نسخه از نکات جلسه را برای شرکت کنندگان چاپ کند.
۲- وایفا
این یک نیاز ضروری برای کنفرانس های این دوره است. اتصال سریع و پهنای باند باعث می شود تا چندین کاربر در طول جلسه در کنار یکدیگر کار کنند. اکنون با دسترسی به امکانات Wi-Fi که در اختیار آنها قرار گرفته است ، می توانند اطلاعات را مرور کرده و برای موارد مهم در اینترنت گشت و گذار کنید.
۳- سیستم صوتی با کیفیت خوب
از مهم ترین نکات در تجهیزات سالن کنفرانس و امکانات اتاق کنفرانس داشتن سیستم صوت قوی و مناسب می باشد. هنگامی که شما در حال برگزاری یک کنفرانس هستید ، یک سیستم صوتی فراگیر ، میکروفون و غیره جزو لیست اصولی امکانات و تجهیزات سالن کنفرانس هستند. برای انجام یکنواخت جلسه ، باید بتوانید به راحتی با شرکت کنندگان خود ارتباط برقرار کنید. و اگر شما یک کنفرانس ۱۰۰ نفره را پیشرو دارید ، برای صحبت با هر یک از اعضای یک سیستم صوتی خوب لازم است. قبل از شروع جلسه ، کافی است تجهیزات و امکانات سالن کنفرانس را بررسی کنید.از تجهیزات سالن کنفرانس در زمینه صوت می توان به موارد زیر اشاره کرد:
۱- میکروفون کنفرانسی – بی سیم یا باسیم
۲- بلندگو سالنی
۳- پنل های رومیزی
۴- مترجم همزمان
۵- آمپلی فایر ها و میکسرها صدا
۴- ترتیب مناسب صندلی ها
انواع مختلفی از چیدمان های صندلی وجود دارد که طبق اعضای جلسه شما تنظیم می شود. این که بخواهید یک چینش U شکل یا یک چینش به سبک کلاس درسی داشته باشید همه اینها بستگی به نوع کنفرانس دارد. بنابراین ، برنامه ای برای صندلی ها با توجه به ماهیت جلسه انتخاب کنید. مانند یک ملاقات ساده و سلام و احوالپرسی می تواند در یک چیدمان U شکل بگیرد اما سبک کلاس درسی در هنگام برگزاری کارگاه بهتر است.
۵- سیستم ویدئو کنفرانس
یکی دیگر از امکانات و تجهیزات سالن کنفرانس داشتن سیستم مناسب ویدئو کنفرانس است. ممکن است شما مجبور به برقراری تماس های بین شهری و حتی کشوری شوید. بنابراین ، یک ویدئو کنفرانس قطعاً در چنین شرایطی بسیار مناسب است شود . این اکثراً برای اکثر شرکت هایی که می خواهند هزینه سفر را کاهش دهند ، شیوه ارتباطی خوبی است.
۶- دسترسی راحت به مکان
هنگام انتخاب محل برگزاری کنفرانس ، اطمینان حاصل کنید که به راحتی از فرودگاه یا ایستگاه راه آهن قابل دسترس است. با توجه به راحتی آنها ، محلی را انتخاب کنید که به راحتی در درسترس باشند و در صورت نیاز ، از امکانات اسکان برخوردار باشد.
۷- سیستم تهویه و چرخش هوا
از مواردی که در امکانات سالن کنفرانس باید برروی آن تاکید داشت وجود سیستم چرخش هوای مناسب است. برشما نمی توانید اجازه دهید کارمندان یا اعضای خود در طول جلسه عرق کنند! این امر به برنامه ریزی ضعیفی تبدیل می شود. اطمینان حاصل کنید که محل برگزاری یا سالن اجتماعاتی که انتخاب کرده اید دارای تهویه مطبوع مناسب است. سعی کنید اتاقی را انتخاب کنید که دارای نور مناسب و همچنین تهویه مطبوع باشد.
۸- اتاق استراحت
از نظر انسانی امکان حضور در جلسه به مدت ۶ ساعت به صورت مداوم امکان پذیر نیست. بنابراین ، در هنگام انتخاب محل ، برای شما مهم است که بررسی کنید که آیا اتاق کنفرانس یک اتاق استراحت دارپد که نمایندگان بتوانند برای مدت کوتاهی از خود پذیرایی کنند به استراحت کوتاه مدت بپردازند.
۹- زیبایی سالن کنفرانس
نمی توان زیبایی یک سالن یا اتاق را جز امکانات سالن کنفرانس به حساب آورد. اما می توان از این گزینه در جهت شگفت زده کردن حاضرین استفاده کرد. به عبارتی هر چه سالن شما از نظر زیبایی به خصوص تر باشد حاضرین احساس می کنند در جلسه ای مهم تر با شرایط خاص تری قرار گرفته اند.
